Die Dokumentenverwaltung erlaubt die einfache und übersichtliche Verwaltung und Erstellung von Dokumenten. Sie ist speziell darauf ausgelegt, die Betriebsorganisation zu unterstützen. Das Werkzeug "Dokumentenverwaltung" ist in die BODI·5-Anwendungen integriert, so dass Kunden-, Auftrags- und Fahrzeugdaten automatisch mit einem Dokument verbunden werden können.
Inhaltsverzeichnis
Sie können sich die Dokumentenverwaltung am besten wie einen großen Aktenschrank vorstellen. Dieser Schrank ist am Anfang noch völlig leer. Um jetzt Akten anlegen zu können, ist es erforderlich, den Aktenschrank mit verschiedenen Dokumentenarten einmalig einzurichten, damit dann im nächsten Schritt konkrete Dokumente unter den einzelnen Dokumentenarten abgelegt werden können.
Der größte Nutzen der Dokumentenverwaltung besteht in der
Integration mit Ihren BODI·5-Anwendungen.
Die BODI·5 Dokumentenverwaltung ist unabhängig von Dateiformaten universell einsetzbar. Eine besondere Bedeutung kommt Bilddateien zu, wie sie von digitalen Kameras oder von Scannern erzeugt werden. Fahrzeugfotos werden im Zusammenhang mit sicherheitsrelevanten Arbeiten in der Kfz-Werkstatt immer wichtiger, soweit sie nicht bereits jetzt schon archivierungspflichtig sind. Dabei ist die Zuordnung dieser Bilddokumente zu den Fahrzeugdaten von besonderem Vorteil.
In den Kunden- und Fahrzeugdaten und in jedem Auftrag steht eine Scanner-Funktion zur Verfügung, um beispielsweise eine Zulassungsbescheinigung, einen Bestellschein oder einen Brief zu scannen. Dabei erfolgt die Zuordnung des jeweiligen Dokumentes zu Kunde, Fahrzeug und/oder Auftrag automatisch. Unabhängig von einem Scanner lassen sich natürlich auch andere beliebige Dokumente per Drag&Drop in einen Dokumentenordner ziehen und mit Stammdaten und/oder Aufträgen verbinden.
Diese Verbindungen sorgen dafür, dass Sie später Ihre Dokumente suchen können. Eine sehr komfortable Suchform stellt die "Volltextrecherche" dar. Mit ihr können Sie den Inhalt von Dokumenten nach Worten, Zeichen oder Zeichenketten durchsuchen lassen. In der Praxis kommt es vor, dass Sie Teile eines Dokumentes erinnern, aber beim besten Willen nicht mehr sagen können, unter welchem Namen und in welchem Ordner Sie das Dokument abgelegt haben. Hier hilft die Volltextrecherche ganz ausgezeichnet.
Sicherheitseinstellungen in den Eigenschaften eines Dokumentes sorgen dafür, dass Dokumente nicht verändert oder nur mit einem Passwort geöffnet werden können oder für andere Nutzer unsichtbar sind.
Wie können Sie nun mehr erfahren?
Wir freuen uns, wenn wir Interesse geweckt haben und wissen, dass die Einführung eines Managementsystems eine komplexe Aufgabe darstellt. Unsere Kundenberater kommen gerne in Ihren Betrieb und zeigen Ihnen, wie BODI·5 Ihre Anforderungen erfüllen kann und darüber hinaus zusätzliche Erkenntnisse liefert, die den betriebswirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens sichern und ausbauen können.
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