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... und seine Auftragsverwaltung |
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Die Auftragsabwicklung und die tägliche Praxis
Die bisher beschriebenen Stammdaten und Einstellungen dienen nur einem
Ziel: schnell, sicher und nachvollziehbar das Tagesgeschäft mit den Kunden
und Lieferanten abzuwickeln. Wiederkehrende Vorgänge sollen dabei
möglichst abrufbar sein, und nur die variablen Daten müssen erfasst
werden. Ein einmal erfasster Vorgang wird bis zu seiner vollständigen
Erledigung in der Auftragsabwicklung fortgeschrieben gespeichert. Danach
ist dieser Vorgang nicht mehr veränderbar, aber aus der Historie wieder
abrufbar und auch in einen neuen Auftrag importierbar. |
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Ein Kunde erteilt einen neuen Auftrag
Ein neuer Auftrag kann eröffnet werden, indem man die Kundennummer oder den Kundennamen oder das polizeiliche Kennzeichen des Fahrzeugs oder die Fahrgestellnummer des Fahrzeugs eingibt. Sind keine Daten vom Kunden gespeichert, können diese unter automatischer Vergabe einer neuen Kundennummer direkt gespeichert werden. Handelt es sich um einen "Diversen Kunden", dessen Daten nicht dauerhaft gespeichert werden sollen, wird eine Sammelkundennummer benutzt. Die so genannte Auftragsart entscheidet über das Aussehen des Beleges. Als Standardeinstellung werden folgende Auftragsarten unterschieden:
- Lieferscheine gehören zur Geschäftsart Handel, drucken die Artikelnummer, die Bezeichnung, die Liefermenge, den Einzelpreis aber keinen Rabatt, keinen Positionspreis und keine Gesamtsumme.
- Wird ein Lieferschein gewünscht, der auch den Rabatt oder eine Summe auswirft, so ist dies im Firmenstamm problemlos einstellbar.
- Werkstattkarten sind Arbeitsaufträge für den Geschäftsbereich Werkstatt. Diese können über das BODI Modul "AWN" (Werkstattnetz) automatisch mit den Prüfgeräten kommunizieren und dort Prüfaufträge mit Daten an das Prüfgerät senden und von dort auch die Prüfergebnisse (Protokolle) und die Aktualisierung der Stammdaten automatisch erhalten.
- Eine Rechnung entsteht einfach dadurch, dass die Auftragsart von Lieferschein oder Werkstattkarte auf Handels- oder Werkstattrechnung geändert wird. Mit diesem Verfahren werden Mehrfacherfassungen und Doppelarbeiten ausgeschlossen.
- Eine Gutschrift ist ebenfalls ein Beleg, der nur durch die Auftragsart Handels- oder Werkstattgutschrift gekennzeichnet ist. Alle intern notwendigen Vorzeichenumkehrungen laufen automatisch ab.
- Gutschriften innerhalb einer Rechnung, wie sie bei der Inzahlungnahme von Altgeräten nötig sind, sind ebenfalls möglich.
- Weitere Auftragsarten sind "IWA - Interne Werkstattaufträge". Diese können über eine abweichende Sollstellung direkt entsprechende Kosten- oder Aufwandskonten in der Buchhaltung belasten und so zu einer transparenten Betriebsabrechnung führen. Lieferantenbestellungen mit einer Rückstandsverwaltung und einer Kundenkommissionierung führen zur Wareneingangskontrolle. Es können direkt Briefe geschrieben werden und mit dem BODI Modul "FaxDrucker" können Listen, Bestellungen, Rechnungskopien oder Briefe direkt an den Empfänger gefaxt werden.
- Die Garantieabwicklung erfolgt ebenso über die Auftragverwaltung mit der Auftragsart Garantie. Die mit dem Lieferanten oder Hersteller vereinbarten Modalitäten oder Konditionen sind hinterlegt und führen zu einer konsequenten Überwachung des Geld- oder Gutschriftseinganges oder des Naturalersatzes.
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Vorhandene Aufträge fortschreiben
Vorhandene Aufträge können nach den verschiedensten Kriterien gesucht und ausgewählt werden. Es lassen sich Auftragspositionen neu erfassen, verändern, löschen oder einfügen. Texte können abgerufen und ergänzt werden, immer wiederkehrende Texte können aus dem Auftrag heraus als Textbaustein gespeichert werden, Artikel lassen sich mit einem Handscanner einscannen. Arbeitszeiten lassen sich direkt den Mitarbeitern zuordnen, wobei einzelne Arbeitspositionen von verschiedenen Mitarbeitern zu einer Zeile auf der Rechnung gerafft werden können. Werthaltige Artikel mit einer Seriennummer können direkt im Auftrag als Investitionsgut verkauft werden, wodurch diese Daten automatisch dem Kunden zugeordnet und später wieder abgefragt werden können. Aus folgenden externen Informationssystemen können Artikel, Reparaturtexte und Arbeitswerte direkt in einen Auftrag übernommen werden:
- "Elektronische Service Information" (ESI) von Bosch,
- TecDOC,
- CENTRO-digital,
- Multicat,
- COPARTS,
- ELEKAT,
- TI-REP,
- DAT SilverDAT,
- ETOS für VW, Audi, Seat und Skoda,
- ATRis Matthies,
- ATRis Stahlgruber,
- ATRis Wessels+Müller und
- AUTODATA.
Aus einem bestehenden Auftrag kann in die Historiendaten (abgerechnete Aufträge) des Kunden verzweigt werden. Dort gefundene Positionen oder gar ganze Aufträge können in einen aktuellen Auftrag importiert werden.
Jederzeit kann der Auftragswert nach Lohn und Materialsumme netto oder inkl. Mwst. abgefragt werden. Wird der Netto- oder Brutto-Rechnungsbetrag mit einem abweichenden Betrag überschrieben, so rechnet BODI alle Materialpositionen vom Betrag her so um, dass der eingegebene Preis als Festpreis entsteht. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn mit dem Kunden ein fester Preis vereinbart wurde. Zusätzlich ist es möglich, die Rechnung dann nur mit den Texten und der Rechnungssumme drucken zu lassen, um so den Festpreischarakter zu unterstreichen.
Die differenzierte Artikelsuche ist hier in den Aufträgen in gleicher Weise möglich wie im Artikelstamm. Auf Wunsch können Rechnungen auch mit einem vom Tagesdatum abweichenden Datum gedruckt werden. Dies ist beispielsweise nötig, wenn im neuen Monat Rechnungen für den alten Monat fertig gestellt werden müssen.
Für Bosch Austausch-Aggregate ist der Austausch-Punktekatalog hinterlegt, so dass automatisch bei der Faktura eines AT Artikels eine Punktebelastung durchgeführt wird. Die Entlastung bei Rückgabe des Altteils erfolgt durch eine herstellerübergreifende Auswahl von Aggregaten, die zu dem verkauften AT-Teil rücknahmefähig sind.
Weitere automatische "Dienstleistungen" der Stammdaten sind:
- Kundenabhängige Preisfindung und Rabattvergabe
- Kundenbemerkungen sowie Bemerkungen zu Fahrzeugen und Artikeln sind direkt im Auftrag abrufbar
- Der verfügbare Lagerbestand und die offenen Lieferantenbestellungen werden beim Fakturieren ebenso angezeigt wie evtl. vorhandene Ersatzartikel.
- Mit einer Sprungfunktion können aus dem Auftrag heraus die Stammdaten von Kunden, Fahrzeugen und Artikeln gepflegt werden, wobei die geänderten Daten automatisch in den Auftrag übernommen werden.
- Wenn die Finanzbuchhaltung im Einsatz ist, können aus jedem Auftrag heraus die offenen Posten eines Kunden abgefragt werden.
- Zielgruppenorientierte Direkt Werbung: Es können auftragsabhängige Werbekennzeichen gespeichert werden. Somit kann gezielte Werbung zu verschiedenen Werbethemen durchgeführt werden.
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Sammelrechnungen
Es ist möglich, mehrere Aufträge eines Kunden zu einer Sammelrechnung zusammenfassen zu lassen. Durch Vorgabe eines Termins von - bis ist es so möglich, Wochen- oder Monatssammelrechnungen schreiben zu lassen. Es kann ein Mindestwert vorgegeben werden, der je Sammelrechnungskunde erreicht sein muss, um den Druck auszulösen.
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Auftragsbestandsübersicht
In diesem BODI Modul kann man sich in Form von Listen, die nach verschiedensten Selektions- und Sortierkriterien erstellt werden können, einen Überblick über alle offenen Aufträge und deren Inhalt verschaffen. Die Listen, die auch am Bildschirm angezeigt werden können, dienen hauptsächlich der Überwachung von Aufträgen nach Termin, Preisstellung oder nach einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitern. Eine nützliche Information ist der am Schluss der Liste gedruckte Auftragswert zu Verkaufs- und Einkaufspreisen.
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Modul Kasse
Das Modul Kasse ermöglicht die Abwicklung aller Kassenvorgänge bis hin zur automatischen Verbuchung aller Vorgänge in der Finanzbuchhaltung. Die notwendige Hardware besteht aus einem normalen BODI V4-PC, einem Kunden-Display zur Anzeige der Vorgänge bis hin zum Rückgeld, einem Bon-Drucker mit Journalstreifen und Quittungsdruck für Rechnungen, einem Handscanner und einer Kassenschublade.
Der Barverkauf läuft analog zu den Eingaben bei einer Registrierkasse. Die Bon-Positionen können mit dem Scanner oder per Hand erfasst werden. Die zum Scannen notwendigen Strichcode-Etiketten können mit dem BODI Etiketten-Assistenten selbst erstellt werden. Alle Preis- und Rabattmechanismen gelten in der Kasse in der gleichen Weise wie in der Auftragsverwaltung. Die Kasse unterscheidet alle gängigen Zahlungsarten: Bar, Scheck und Kreditkarte mit getrennter Verbuchung. Bei Überzahlung erfolgt eine automatische Rückgeldberechnung.
In BODI geschriebene Rechnungen können über die Kasse eingenommen werden. Dabei werden automatisch alle zur Rechnung gehörenden Bedingungen wie Skontofristen und Prozentsätze angezeigt und überprüft. Es können gleichzeitig mehrere Rechnungen auch unter Verrechnung von Gutschriften kassiert werden. Ebenso sind Teil- oder Ratenzahlungen auf einzelne Rechnungen möglich. Ist das Modul Finanzbuchhaltung aktiv, können auch die aktuellen "Offenen Posten" des Kunden angezeigt werden.
Auszahlungen aus der Kasse sind möglich. Dabei kann der BODI Anwender selbst bestimmen, ob die Verbuchung der Beträge auf Überleitkonten oder direkt auf Einkaufs- oder Kostenkonten erfolgen soll. Dieses Verhalten wird im Firmenstamm der Kasse hinterlegt.
Die Kassenschublade kann auch ohne Kassiervorgang geöffnet werden, falls der Kassierer die Berechtigung dazu hat. Dabei entsteht ein Bon mit Datum und Uhrzeit und der Kassierernummer. Zusätzlich schreibt der Kassenabschluss ein Protokoll dieser Vorgänge.
Es lassen sich bis 99 Kassierer einrichten, die unterschiedliche Bon-Nummernkreise, Kennworte und Berechtigungen besitzen können.
Die Abfrage des Kassensaldos ist jederzeit möglich. Dabei werden die Sollbestände von Bargeld, Schecks und Kreditkartenzahlungen angezeigt. Durch die Eingabe von abweichenden Beträgen können Bestandskorrekturen durchgeführt werden, die zu automatischen Differenzbuchungen in der Finanzbuchhaltung führen. Voraussetzung ist natürlich auch hier, dass der Kassierer die notwendigen Berechtigungen dazu besitzt.
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Schnelle Preis- und Bestandsauskunft
Für telefonische Auskunft oder zur reinen Information über Preise, Konditionen oder Verfügbarkeiten hält BODI die Funktion "Preisauskunft" vor. Alle Abfragen erfolgen beleglos, benutzen aber dieselben Stammdaten und Mechanismen wie die Auftragsverwaltung. Sollten die eingegebenen Abfragen doch zu einem Auftrag führen, können diese auf den Lieferschein oder die Werkstattkarte übernommen werden.
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Tagesabschluss
Diese Funktion kann vom Anwender gestartet werden oder der Tagesabschluss startet automatisch in der Nacht (Uhrzeit einstellbar). Der Tagesabschluss protokolliert alle Kassenvorgänge für das Kassenbuch, druckt das Rechnungsausgangsjournal und bildet alle für die Buchhaltung notwendigen Buchungssätze. Alle so protokollierten Vorgänge werden in die Rechnungshistorie überführt und aus dem offenen Auftragsbestand gelöscht. Die Statistikwerte für Kunden, Fahrzeuge, Artikel und Investitionsgüter werden aktualisiert. Je Mitarbeiter werden die verkauften Zeiten für den Tag, Monat und das laufende Jahr aufgelistet. Alle am Tagesabschluß beteiligten Artikel werden in ihrer Gängigkeit untersucht und Fehlbestände werden zur Bestellung vorgeschlagen. Wurden Rechnungen oder Kassenbons in verschiedenen Währungen geschrieben, wird der Tagesabschluss automatisch für jede Währung einzeln durchgeführt. Ein Summenblatt informiert zum Schluss über den Gesamtumsatz und den Rohgewinn.
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Für weitere Informationen oder eine persönliche Beratung vor Ort schicken
Sie eine E-mail an info@bodi-data.de.
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