Dokumentenmangement
Dieses neue BODI-Zusatzmodul läuft ebenfalls mit bodiTEL auf allen
Arbeitsplatz PCs. Unter den Stichworten Dokumenten-Verwaltung oder
papierloses Büro können Sie viele komplizierte Artikel in den
Fachzeitschriften studieren. Diese haben alle eines gemeinsam: wer soll
diese Aufgabe in einem kleinen oder mittleren Kfz Betrieb durchführen. Das
Kaufen eines solchen Moduls ist eine Sache, aber die laufende Nutzung muß
einfach und schnell sein und vor allen Dingen einen direkten Nutzen
bringen.
Die BODI-DATA GmbH Softwareentwicklung hat eine "schnörkellose"
Dokumenten-Verwaltung für BODI entwickelt.Die Anwendungsziele sind:
- Ordnung schaffen und automatisch Ordnung
halten
- Unterlagen und Dokumente für alle
Mitarbeiter schnell und zentral zugänglich halten
- Gestaltung von Dokumenten vereinheitlichen
- Datensicherheit herstellen
Ordnung schaffen
Sie legen allein oder zusammen mit den Beratern der BODI-DATA eine
Ordnungsstruktur für Ihre Dokumente fest. Die obigen vier Punkte sind bei
der Entscheidung, welche Dokumente in die BODI Dokumenten-Verwaltung
gehören, sehr hilfreich. Ein einfaches Beispiel für eine
Dokumentenstruktur soll dies verdeutlichen:
Briefe
Schriftwechsel mit Kunden (Textverarbeitung)
Schriftwechsel mit Lieferanten (Textverarbeitung)
Briefvorlagen (Textverarbeitung)
Konditionsvereinbarungen
Besondere Kundenkonditionen (WORD)
Besondere Lieferantenkonditionen (WORD)
Fahrzeugdokumente
Kfz-Scheine (Scanner)
Beispiel
TÜV Berichte LKW (Scanner)
Kranübergabescheine (Scanner)
Fahrzeugfotos (digitale Bilddokumente)
Beispiel
Besondere Schaltpläne (Scanner)
Aktionen
Aktuelle Anzeigen (CorelDraw, PhotoShop)
Zielzahlen / Erreichte Zahlen (EXCEL-Tabelle)
Telefonbuch (Textverarbeitung)
Kommunikation mit Bildverarbeitungsgeräten (TWAIN-Schnittstelle)
Ordnung halten
Nachdem Sie einmalig diese Dokumentenarten wie zentrale "Leitz-Ordner" in
BODI angelegt haben, ist es ganz einfach, Ordnung zu halten. Wenn Sie nun
einen Brief an einen Kunden schreiben, tun Sie dies über die BODI
Dokumentenverwaltung. Die Ordnung wird automatisch beibehalten. Genauso
verfahren Sie mit Fahrzeugfotos, Schaltplänen usw. Sie können alle
Dokumente mit verschiedenen BODI-Daten wie Kunden, Fahrzeugen, Aufträgen,
Artikeln und Investitionsgütern verbinden. Bei all diesen Daten wird Ihnen
dann angezeigt, welche Dokumente zum Beispiel für dieses Fahrzeug oder
diesen Kunden vorliegen. Mit einem einfachen Mausklick können Sie sich
diese Dokumente an jedem bodiTEL Bildschirm ansehen. Sie sparen viel
Arbeitszeit, haben aktuelle Informationen und jeder Mitarbeiter ist stets
auf dem Laufenden.
Einheitliche Vorlagen
Wenn Sie für Ihren Schriftverkehr eine einheitliche Gestaltung
wünschen, können Sie für Ihre Textverarbeitung WORD zentrale Vorlagen
vorgeben. Über die BODI Dokumenten-Verwaltung sind die Briefe dann richtig
abgelegt und haben auch ein gleiches Erscheinungsbild.
Datensicherheit
Seit jeder Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz-PC hat, kann er auch
eigene Programme nutzen, die auf seinem PC installiert sind wie z.Bsp.
WORD, EXCEL, OUTLOOK u.v.m. Wenn Sie die BODI Dokumenten-Verwaltung
einsetzen, werden die Dateien und Dokumente nicht nur zentral verwaltet,
sondern auch automatisch mit der Datensicherung von BODI (automatische
Nachtsicherung) mitgesichert. Dies ist ein großer Vorteil, denn viele
Betriebe haben sich noch nie um eine Datensicherung auf den Arbeitsplatz
PCs gekümmert und merken erst den enormen Verlust, wenn eine Magnetplatte
eines PCs kaputt geht!!!
Nutzen Sie dieses neue Organisationselement von BODI, es ist ein großer
Schritt nach vorn und steigert die Effizienz Ihres Unternehmens
nachhaltig!
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"Einführung in die Dokumenten-Verwaltung" |
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