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Kunden / Lieferanten
Der Kundenstamm enthält neben der Anschrift vier Felder für Telekommunikationsnummern, wobei die Faxnummer vom Zusatzmodul BODI-Fax zum direkten Fax-Versand von Belegen an den Kunden genutzt werden kann. Die Internetadresse und E-Mail Adresse können im Kundenstamm gespeichert werden. In Verbindung mit einem Arbeitsplatz-PC und einem Zugang zum Internet können Sie E-Mails aus BODI verschicken oder zur Homepage des Kunden surfen. Eine abweichende Rechnungsadresse, eine von der Anschrift abweichende Bezugsperson sowie unterschiedliche Zahlungsarten und Zahlungsbedingungen können gespeichert werden. Den Kunden können Merkmale vergeben werden, die das Verhalten der Faktura und Auftragsverwaltung wesentlich beeinflussen. Diese sind: Sammelrechnung, verschiedene Preisfindungssysteme wie Staffelpreise, kundenabhängige Preislisten, Nettopreise und die Zugehörigkeit zu einer Gruppe von Kunden mit gleichen Verkaufsrabatten. Als Selektionskriterien für Auswertungen oder zur Direktwerbung stehen 999 Statistik- und Werbegruppen zur Verfügung, deren Bedeutung der Anwender selbst im Firmenstamm definieren kann. Bei der Neuanlage von Kunden oder Lieferanten vergibt das System auf Wunsch selbständig neue freie Kunden- oder Lieferantennummern. Die Nummernkreise sind einstellbar. Die Kundensuche über den Nachnamen kann zusätzlich durch den Vornamen eingeschränkt werden.
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Bemerkungen zum Kunden / Lieferanten
Zu jedem Kunden kann beliebiger umfangreicher Text als Bemerkung hinterlegt werden. Die Auftragsverwaltung zeigt an, ob zu dem Kunden Bemerkungen vorhanden sind. Diese Bemerkungen sind direkt einsehbar und dienen als Notiz, als Telefonverzeichnis für diesen Kunden, als Hinweis auf besondere Rechnungslegung und vieles mehr.
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Kundenbestellungen/Lieferantenrückstände
Für Kunden und Lieferanten wird eine eigene Rückstandsverwaltung angeboten. Können Bestellungen nicht sofort ausgeführt werden, bilden sich automatisch Rückstandsaufträge, deren Abarbeitung und Auslieferung automatisch überwacht werden.
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Kundenstatistik
Der Tagesabschluss schreibt die kumulierten Umsätze und Rohgewinne des laufenden und des Vorjahres jedes Kunden fort. So ergibt sich ein schneller erster Überblick über jeden Kunden. Detaillierte Informationen bis hin zu jedem einzelnen verkauften Artikel liefert die Rechnungshistorie.
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Kundenfahrzeuge
Zu jedem Kunden lassen sich beliebig viele Fahrzeuge mit dem polizeilichen Kennzeichen speichern. Die Maske zur Erfassung der Kfz-Daten entspricht dem Aufbau des Kfz-Scheines. Die Kfz-Marke und das Modell werden automatisch über die KBA-Nummer erkannt und gespeichert. PS, KW (mit automatischer gegenseitiger Umrechnung) und die Motorennummer gehören ebenfalls zu den Fahrzeugstammdaten. Dem Anwender stehen zusätzlich acht verschiedene Datumsfelder je Fahrzeug zur Verfügung, um termingebundene Selektionen durchführen zu können. Die Bedeutung der Datumsfelder kann vom Anwender selbst festgelegt werden. Gängige Einteilungen sind TÜV, AU, BSU, 57b usw. Es können weitere 40 frei definierbare Felder gepflegt werden. Das Verhalten und die Bedeutung dieser Felder können in den Firmenstamm-Texten hinterlegt werden.
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Bemerkungen zum Fahrzeug
Zu jedem einzelnen Fahrzeug können wiederum Bemerkungen hinterlegt werden, ähnlich wie beim Kundenstamm. Auch die Fahrzeugbemerkungen können in der Auftragsverwaltung gepflegt und abgefragt werden und werden vorzugsweise genutzt, um besondere Hinweise für den nächsten Auftrag an diesem Fahrzeug zu hinterlegen.
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Fahrzeugverkauf
Es können Fahrzeug-Stammsätze mit Verkaufs-, Listen- und Einkaufspreis angelegt werden, die dann in der Auftragsverwaltung verkauft und damit einem neuen Besitzer zugeordnet werden.
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Fahrzeugstatistik
Der Tagesabschluß schreibt die kumulierten Umsätze und Rohgewinne differenziert nach Lohn und Material des laufenden und des Vorjahres jedes Fahrzeuges fort. Damit lassen sich wertvolle Hinweise für den Kunden schnell ermitteln.
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Investitionsgüter
Ähnlich wie Fahrzeugstammsätze lassen sich Daten für Geräte mit einer Seriennummer erfassen. Diese sogenannten Investitionsgüter wie Klimaanlagen, Autoradios, Handys usw. können beim Verkauf dem Kunden zugeordnet werden, so dass alle verkaufsrelevanten Daten festgehalten werden. Nach dem Verkauf kann über die Seriennummer dieses Gerätes die Zugehörigkeit zum Kunden festgestellt werden. Mittels der Rechnungshistorie kann eine Rechnungskopie erstellt werden. Es können die Daten für Fertigung, Wareneingang, Verkauf, Garantieende und nächste Wartung festgehalten werden. Informative Felder für die Finanzierung inkl. Datumsfelder stehen zusätzlich für jedes Investitionsgut zur Verfügung.
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Bemerkungen zum Investitionsgut
Wie bei Kunden und Fahrzeugen können auch bei den Investitionsgütern beliebige Textbemerkungen hinterlegt werden, die insbesondere genutzt werden, um PIN und PUK oder sonstige Sicherheits-Codes zu erfassen.
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Herstellerdaten, Artikelpreise
In BODI wird generell zwischen Herstellern und Lieferanten von Artikeln unterschieden. Dementsprechend wird zwischen hersteller- und lieferantenbezogenen Artikelpreisen unterschieden. Unterschiedlichste Preisfindungen werden von BODI berücksichtigt:
- Bruttopreise abzüglich Rabatt
- Netto-Einkaufspreise mit prozentualem Zuschlag
- Netto-Einkaufspreise mit vorgegebenem empfohlenen Verkaufspreis
- Netto-Einkaufspreise mit zusätzlichem Abschlag (Bonus)
Auf dieses Preissystem kann der BODI-Anwender noch eine eigene Kalkulation anwenden. Dabei stehen ihm folgende Funktionen zur Verfügung:
- Sonderzuschlagsgruppen. Hier können für bis zu vier Betragsintervalle feste Verkaufspreise oder Zuschläge hinterlegt werden. Dies dient insbesondere einer aufwandsgerechten Kalkulation von Kleinteilen.
- Konstanter prozentualer Zuschlag auf Artikel einer Rabatt- oder Warengruppe eines Herstellers. (Bsp. Ersatzteile für Anlasser und Generatoren)
- Freie Eingabe des Verkaufspreises inkl. Mwst. zur einfachen Gestaltung von Schwellenpreisen (Bsp. 299,-- inkl. Mwst). Ebenso ist die freie Eingabe des Netto-Verkaufspreises möglich.
- Nettopreise für bestimmte Kunden oder Kundengruppen
- Mengenabhängige Staffelpreise
- Datumsabhängige Aktionspreise
- Kunden- und auftragsbezogene Preislisten je Artikel: Fachhandelspreis, Ladenabgabepreis usw.)
Damit steht dem Anwender auf Wunsch ein Kalkulationsinstrument zur Verfügung, dessen Erfolg sich direkt in der Rechnungs- und Auswertungshistorie verfolgen lässt.
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Erlös- und Warengruppen
Eine weitere Besonderheit in BODI stellt die Erlös- oder Warengruppe dar. Bis zu 999 Erlösgruppen stehen zur Verfügung und erlauben damit eine sehr individuelle und differenzierte Aufteilung aller Umsätze. In Verbindung mit der Rechnungshistorie und dem dort möglichen Vorjahresvergleich entstehen aussagekräftige Auswertungen über die Unternehmensentwicklung in allen Teilbereichen.
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Geschäftsarten
Zu jeder der 999 Erlösgruppen lassen sich bis zu 8 Geschäftsarten einrichten, die sowohl einzeln auswertbar als auch für die Finanzbuchhaltung unterschiedlich kontierbar sind. Ohne weiteres Zutun des Anwenders wird damit erreicht, dass die Umsätze nach Geschäftsarten wie Handel, Werkstatt, Kulanz, Garantie, Intern (IWA), usw. getrennt werden. Innerhalb einer Geschäftsart lassen sich dann auch noch die Erlösgruppen unterscheiden, z. Bsp. Handels- und Werkstattumsätze der Erlösgruppe Kupplungen.
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Rohgewinnermittlung
In gleicher Weise wie die Ermittlung und Verbuchung der Umsatzerlöse erfolgt eine Verbuchung des Wareneinsatzes, so dass sogar der Anwender in den Auswertungen der Finanzbuchhaltung (Zusatzmodul) die Rohgewinne je Erlösgruppe und Geschäftsart ermitteln lassen kann. Die Verbuchung des Warenrohgewinns lässt sich selbstverständlich auch ausschalten, wenn dies gewünscht wird. Der Warenrohgewinn ist dann trotzdem aus der Rechnungshistorie ermittelbar.
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Artikelstamm
Der Artikelstamm enthält sehr umfangreiche Informationen, die die Funktionalität vieler anderer Programmteile beeinflussen. Grundsätzlich können Artikel entweder per Hand oder automatisch aus elektronischen Preisdateien angelegt werden. BODI kann bis zu 102 verschiedene Preisdateien simultan verarbeiten. Dabei kann eine Hierarchie vorgegeben werden, nach der die Preisdaten durchsucht werden sollen, um so z. Bsp. die vorrangige Suche in Netto-Preisdaten zu organisieren. Die Preisdateien können von BODI-DATA im Abonnement bezogen werden. Der Anwender kann aber die Preisdateien auch selbst mit Hilfe des BODI-Moduls "Preisdatenkonverter" herstellen. Der hierzu notwendige Satz-Aufbau wird dem BODI-Anwender zur Verfügung gestellt.
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Artikelgrunddaten
Alle Artikel werden über den Hersteller und die alphanumerische Artikelnummer identifiziert. Es ist damit möglich, die gleiche Artikelnummer von verschiedenen Herstellern zu speichern. Zusätzlich sind alle Artikel mit Hilfe eines Scanners über den EAN-Strichcode identifizierbar. Es erfolgt eine automatische Konvertierung von EAN-Code zu Hersteller/Artikelnummer. In allen BODI-Modulen können Artikel gesucht werden. Artikel können gesucht werden über:
- Artikelnummer oder einen Teil der Artikelnummer (teilqualifizierte Suche) über einen Hersteller oder auch unabhängig vom Hersteller
- EAN-Strichcode
- Artikelbezeichnung oder einen Teil der Artikelbezeichnung
- Handelskurzbezeichnung oder einen Teil der Handelskurzbezeichnung
Zu jedem Artikel kann eine Ersatzartikelnummer (auch Artikel von Ersatzherstellern) gespeichert werden. Bei der Faktura wird angezeigt, dass ein Ersatzartikel vorhanden ist. Ist bei der eingegebenen Artikelnummer kein verfügbarer Bestand vorhanden, wird die Artikelnummer automatisch durch die Ersatzartikelnummer überschrieben. Die Bosch-Artikel verfügen zusätzlich über eine Ersatznummern-Historie, die dem BODI-Anwender die ganze Kette des technischen Ersatzes eines Artikels anzeigt. Neben dem einfachen Ersatz (Artikel A wurde durch B ersetzt) wird auch ein möglicher Mehrfach-Ersatz angezeigt (Artikel A kann durch die Kombination von B und C ersetzt werden). Gleichzeitig wird der verfügbare Lagerbestand angezeigt, so dass technisch verwendbare alte Artikel abverkauft werden können. Über verschiedene Parameter können die Eigenschaften eines Artikels beeinflusst werden. Als Beispiele seien hier genannt: Eingabe Verkaufspreis incl. Mwst, Mehrwertsteuersatz, Austausch-Artikel zur korrekten Berechnung der Altteil-Mehrwertsteuer, Preiseinheit pro Hundert - pro Tausend etc., Anzahl Nachkommastellen z. Bsp. für Meterware oder Flüssigkeiten, Seteinheit zur Anzeige, wie viele Stück in einem Blister-Pack enthalten sind und vieles mehr.
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Artikel-Lagerdaten
Auf Wunsch lässt sich jeder Artikel einem Lagerplatz zuweisen. Es ist damit möglich, Lieferscheine oder andere Aufträge nach Lagerplatz gangoptimal zu sortieren und so eine effiziente Pickliste zu erhalten. Genauso lassen sich die Inventurzähllisten dann optimal sortieren und ausdrucken. Fast alle Lagerdaten werden automatisch vom System gepflegt. Dies sind insbesondere die Bestands- und Bestelldaten. Zur Information werden diverse Datumsfelder vorgehalten, die ebenfalls automatisch gepflegt werden. Diese sind Datum der Anlage, letzter Zugang, letzter Abgang, letzter Abgang zum Zeitpunkt der Inventur, Inventurdatum. Die Lagerdaten sind auch die Grundlage der Inventur, die es erlaubt, eine Inventurbewertung nach den Verfahren Pauschalwert-Berichtigung oder Einzelwert-Berichtigung durchzuführen. Abgangs- und Zugangsmengen, sowie Mindestbestände und technische Reparatureinheiten dienen dem BODI-Modul "Bestellvorschlag" als Grundlage für eine praxisgerechte Bestellmengen-Ermittlung.
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Bemerkungen zum Artikel
Dieser Programmpunkt lässt die Erfassung von ausführlichem Text je Artikel zu. In der Auftragsverwaltung kann dann entschieden werden, ob dieser Text gedruckt werden soll oder nur zur internen Information dient.
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Das Artikel-Preissystem
Wie bereits oben beschrieben, kann eine sehr differenzierte Preisfindung je Artikel oder Artikelgruppe eingeführt werden. Dabei kann der BODI-Anwender die Funktionen -Staffelpreise - Preislisten - Nettopreise - Aktionspreise - je Artikel ein- oder ausschalten.
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Artikelstatistik
In der Artikelstatistik werden je Artikel die Umsätze und die Rohgewinne des laufenden Jahres und des Vorjahres angezeigt. Diese Daten werden automatisch durch den Tagesabschluss fortgeschrieben und aktualisiert.
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Arbeitswerte, Stundenverrechnungssätze
BODI kann gemischt AWs und Stunden mit Nachkommastellen verarbeiten. Dies ist insbesondere für Betriebe wichtig, die im PKW Bereich mit AWs und im LKW Bereich mit Stunden arbeiten. Nicht nur einzelne AWs, sondern ganze Arbeitsgänge können als Stammdaten gespeichert und beim Fakturieren einfach wieder abgerufen werden. Neben diesen Lohnpositionen lassen sich auch noch Festpreisarbeiten abspeichern, bei denen der Monteur seine Zeit in der Werkstatt-Zeitabrechnung gutgeschrieben bekommt, auf der Rechnung steht aber nur der hinterlegte Festpreis z. Bsp. für eine AU. Die Anzahl der für die Monteurstatistik zu berücksichtigen Arbeitswerte kann auch fest hinterlegt werden. Selbstverständlich können verschiedene Verrechnungssätze oder Stundenpreise und auch nach Geschäftsbereichen getrennte AWs, Stunden oder Festpreise hinterlegt werden. Zur einfachen Preispflege lassen sich alle Lohndaten zu Gruppen zusammenfassen, bei denen dann bei einer Änderung der Stundenverrechnungssätze nur jeweils eine Eingabe erforderlich ist, um alle Daten dieser Gruppe vom Preis her anzupassen.
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Textbausteine
Für immer wiederkehrende Texte kann der BODI Anwender mit einem frei wählbaren Schlüssel Texte hinterlegen, die dann bei der Auftragsbearbeitung abrufbar sind. Für einzelne Textpassagen lassen sich Druckeffekte wie Breit- oder Fettdruck und Unterstreichung hinterlegen. Neue Textbausteine lassen sich aus anderen Textbausteinen zusammensetzen und minimieren damit die Tipparbeit.
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Verkaufsrabatte
Im Handelsgeschäft mit Wiederverkäufern und auch im Projektgeschäft ist es üblich, Verkaufsrabatte zu gewähren. Dem BODI Anwender steht dazu ein sehr differenziertes Verfahren zur Rabattfindung zur Verfügung. BODI bietet die Möglichkeit, den Verkaufsrabatt für einen Artikel nach folgenden Kriterien zu ermitteln:
- Der Kunde ist für Rabatt zugelassen - ja oder nein
- Der Artikel ist für Rabatt zugelassen - ja oder nein
- Der Artikel gehört zur Rabattgruppe xxxx des Herstellers ABC und der Kunde hat für diese Rabattgruppe einen Prozentsatz gespeichert
- Der Artikel gehört zur Rabattgruppe xxxx des Herstellers ABC und der Kunde ist Mitglied einer Gruppe von Kunden, die in dieser Rabattgruppe einen Prozentsatz gespeichert haben.
- Der Kunde hat gar nichts gespeichert, und der Artikel wird über eine Auftragsart verkauft, die automatisch Rabatt gewährt. Dies ist nützlich bei Aktionen oder Werbeveranstaltungen.
Bei der Erfassung von Verkaufskonditionen erfolgt automatisch eine Berechnung und Anzeige der nach Rabattgewährung verbleibenden Marge. Ein komfortables Pflegeprogramm stellt sicher, dass keine veralteten Konditionen zum Tragen kommen. Voraussetzung dafür ist aber auch, dass sich der BODI Anwender um die Pflege seiner Daten "kümmert". Weitere Verfahren im Zusammenhang mit der Preisfindung stellen sicher, dass BODI am Tresen und im Kontakt mit dem Kunden ein automatisches zentrales Auskunftsmittel ist, das reproduzierbare Ergebnisse liefert.
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Arbeitspakete
Mit diesem nützlichen BODI Modul lassen sich Pakete aus Texten, Material und Lohn schnüren, die unter einem Paketnamen gespeichert werden. In der Auftragsabwicklung lässt sich dieses Paket in jeden beliebigen Auftrag kopieren, wobei entschieden werden kann, ob die einzelnen Positionen oder ob nur der Pakettext gedruckt werden soll. Die Materialwirtschaft und die Werkstattzeitabrechnung werden trotz des summarischen Ausdrucks in beiden Fällen fortgeschrieben
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Firmenstamm
Hier werden alle Grundeinstellungen, Kontierungen und Bewertungskriterien einmalig erfasst. Der Systembetreuer verfügt mit dem BODI Modul Firmenstamm über ein äußerst vielseitiges Instrument, um das Programmverhalten an die Bedürfnisse des BODI Anwenders anzupassen. Das Layout der Belege, die Mechanismen der Stammdaten und das Zusammenspiel der BODI Module wird hier eingestellt. Die BODI-DATA GmbH bietet Schulungen und direkte Unterstützung an, um die in der Regel einmaligen Einstellungen zügig durchzuführen.
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Passwortverwaltung
Es ist sehr wichtig, Daten und Mitarbeiter vor versehentlichem oder unberechtigtem Zugang zu schützen. Deshalb bietet BODI ein sehr ausgefeiltes personenbezogenes Passwortsystem, das grundsätzlich zwei verschiedene Schutzmechanismen unterscheidet:
- Programmschutz
- Feldschutz
Beim Programmschutz kann für jeden BODI Benutzer hinterlegt werden, ob dieses Programm überhaupt angezeigt wird und damit aufrufbar ist oder nicht.
Beim Feldschutz kann innerhalb eines erlaubten Programms definiert werden, welche Programmfunktionen erlaubt sind und welche nicht. Dabei sind die schützenswerten Funktionen in drei Klassen einteilbar:
- Wertkritische Eingaben wie Preisänderungen oder Rabattgewährung
- Bestandskritische Eingaben wie Gutschriften, Zu- oder Abbuchungen
- Funktionen, die einen Einblick in die Kalkulation, den realisierten Gewinn oder die Bewertung erlauben.
Auch hier ein Praxisbeispiel aus der Auftragsverwaltung:
Ein Verkäufer am Tresen darf die Verkaufspreise ändern, darf Rabatte ändern, darf den Einkaufspreis nicht ändern, kann erfasste Positionen löschen, darf aber keine Aufträge löschen, usw.
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Für weitere Informationen oder eine persönliche Beratung vor Ort schicken
Sie eine E-mail an info@bodi-data.de.
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Stammdaten
bodi-data